Krajowy System e-Faktur: Co oznacza rewolucja w fakturowaniu dla Twojej firmy?

KSeF – co warto wiedzieć?

• Od 1 stycznia 2022 r. przedsiębiorcy mogli dobrowolnie korzystać z KSeF i wystawiać faktury za jego pośrednictwem.
• Od 1 lutego 2026 r. z KSeF muszą korzystać najwięksi przedsiębiorcy, a od 1 kwietnia 2026 r. także pozostali.
• Faktury wystawiane konsumentom, czyli osobom nieprowadzącym działalności gospodarczej nie podlegają obowiązkowi wystawiania w KSeF.
• Do końca 2026 r. przedsiębiorcy mogą jeszcze korzystać z części uproszczeń, m.in. wystawiać faktury przy użyciu kas fiskalnych bez KSeF oraz dokonywać płatności bez podawania numeru KSeF faktury.
• Wdrożenie KSeF w firmie wymaga nie tylko dostępu do systemu, lecz także przygotowania procesu obiegu dokumentów i procedur awaryjnych.

Co to jest KSeF i do czego służy?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to państwowy system teleinformatyczny służący do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur.

Najprościej mówiąc, odpowiedź na pytanie, co to jest KSeF i do czego ma służyć, sprowadza się do jednego: ma on ujednolicić sposób fakturowania i przenieść zasadniczą część obiegu faktur do środowiska kontrolowanego przez państwo. Faktura wystawiana w KSeF nie jest zwykłym plikiem PDF wysłanym e-mailem. To dokument w formacie XML wystawiony zgodnie z określonym wzorem logicznym i opatrzony numerem identyfikującym nadanym przez system.

Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?

Od wielu miesięcy w internecie pojawiają się pytania: „KSeF od kiedy”, „od kiedy KSeF obowiązkowy” oraz „KSeF kiedy wchodzi”. Sam system działa już od 1 stycznia 2022 r., ale początkowo korzystanie z niego było dobrowolne. Pierwotnie obowiązkowe e-faktury miały wejść od 1 lipca 2024 r., a dla podatników zwolnionych z VAT od 1 stycznia 2025 r. Termin ten został jednak przesunięty.

Od 1 lutego 2026 r. z KSeF muszą korzystać firmy, u których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek ten objął także pozostałych przedsiębiorców, w tym zwolnionych z VAT.

Nie każda faktura musi być jednak wystawiana w KSeF. Wyłączenia dotyczą podatników zagranicznych, faktur konsumenckich i transakcji rozliczanych w ramach procedur szczególnych m.in. OSS nieunijnej, importu IOS.

Do końca 2026 roku faktur w KSeF nie muszą także wystawiać firmy, których miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto, oraz podatnicy korzystający z kas rejestrujących w zakresie sprzedaży ewidencjonowanej na kasie.

Jak działa KSeF w praktyce?

Zrozumienie, jak działa KSeF, wymaga zmiany myślenia o tym, czym jest faktura. Do tej pory fakturą był plik PDF lub kartka papieru. Od teraz Twoją fakturą jest plik XML wysłany do systemu Ministerstwa Finansów.

Dziś zamiast przekazywać dokument bezpośrednio kontrahentowi, przedsiębiorca wystawia fakturę z użyciem KSeF albo zintegrowanego z KSeF programu. Dokument zostaje zapisany w KSeF, otrzymuje numer identyfikacyjny i jest udostępniany odbiorcy w czasie rzeczywistym.

Faktury mogą być wystawiane zarówno w trybie online, jak i w trybie offline, czyli poza systemem, jednak z obowiązkiem przesłania ich do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.

Faktura jest uznawana za wystawioną w momencie jej przesłania do KSeF. Za otrzymaną przez nabywcę uznaje się ją natomiast z chwilą nadania numeru KSeF. Ta zmiana ma istotne znaczenie dla rozliczeń VAT:

• Powstanie obowiązku podatkowego – jeżeli przepisy łączą obowiązek podatkowy z datą wystawienia faktury, decydujące znaczenie ma moment przesłania dokumentu do KSeF.
• Odliczenie VAT przez nabywcę – nabywca może odliczyć VAT najwcześniej w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę. W KSeF za moment jej otrzymania przyjmuje się nadanie fakturze numeru identyfikacyjnego w systemie.

Przepisy przewidują również zasady postępowania na wypadek awarii KSeF, niedostępności systemu oraz sytuacji, w których podatnik nie może wystawić faktury w KSeF z przyczyn technicznych. W takich sytuacjach faktura może zostać wystawiona poza KSeF, a następnie przesłana do systemu. W zależności od przypadku przedsiębiorca ma na to 1 dzień roboczy albo 7 dni roboczych.

KSeF – jak wystawić fakturę?

Fakturę w KSeF wystawia się poprzez program księgowy zintegrowany z KSeF lub bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF. Aby móc korzystać z KSeF, należy uwierzytelnić się w systemie za pomocą Profilu Zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego, pieczęci elektronicznej lub tokena.

• Jednoosobowa działalność gospodarcza – przedsiębiorca ma automatycznie nadane uprawnienia i może korzystać z KSeF po uwierzytelnieniu się przy logowaniu, np. Profilem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym albo tokenem KSeF.
• Spółki, fundacje, stowarzyszenia i inne podmioty – aby rozpocząć korzystanie z KSeF, należy najpierw potwierdzić uprawnienia. Można to zrobić za pomocą tzw. pieczęci kwalifikowanej albo przez złożenie do właściwego urzędu skarbowego formularza ZAW-FA, w którym wskazuje się pierwszą osobę uprawnioną do korzystania z KSeF. Po uzyskaniu dostępu osoba ta może nadawać w systemie KSeF uprawnienia innym użytkownikom, np. pracownikom lub księgowym. Osoby posiadające uprawnienia mogą logować się do aplikacji KSeF za pomocą Profilu Zaufanego albo certyfikatu kwalifikowanego (pieczęci albo podpisu).

Wystawienie faktury w KSeF krok po kroku:

1. Logujesz się do systemu przez Aplikację Podatnika KSeF.
2. Wybierasz opcję wystawienia faktury.
3. Wybierasz rodzaj faktury.
4. Uzupełniasz m.in. dane sprzedawcy, nabywcy, pozycje sprzedaży i kwoty.
5. Zatwierdzasz dokument i wysyłasz go do KSeF.
6. System nadaje fakturze numer KSeF.
7. Faktura w czasie rzeczywistym zostaje udostępniona odbiorcy.

Jak wystawić fakturę w KSeF z własnego programu księgowego?

Każdy przedsiębiorca może zintegrować KSeF z własnym programem księgowym lub programem do wystawiania faktur, o ile oprogramowanie obsługuje KSeF. Aby móc wystawiać faktury w ten sposób, trzeba najpierw uzyskać dostęp do KSeF, nadać odpowiednie uprawnienia, a następnie skonfigurować połączenie programu z systemem. Najczęściej odbywa się to przez użycie Profilu Zaufanego, certyfikatu kwalifikowanego albo wpisanie tokenu KSeF.

Po pomyślnej konfiguracji faktury możesz wystawiać bezpośrednio w programie, z którego korzystasz w swojej firmie. Sam proces wystawiania faktury wygląda podobnie jak dotychczas, z tą różnicą, że faktura trafia również do KSeF, a Ty nie musisz już jej wysyłać bezpośrednio kontrahentowi.

KSeF – jak zacząć? Pierwsze kroki we wdrożeniu systemu

Wdrożenie KSeF najlepiej zacząć od sprawdzenia, kto w firmie będzie korzystał z systemu i w jaki sposób będą wystawiane faktury. Już na początku warto ustalić, czy firma będzie pracować w rządowej aplikacji, czy w dotychczasowym programie zintegrowanym z systemem.

Kolejnym krokiem jest uzyskanie dostępu do KSeF i nadanie uprawnień. Jednoosobowe działalności mogą rozpocząć korzystanie z systemu od razu po uwierzytelnieniu się, natomiast spółki i inne podmioty muszą posłużyć się pieczęcią kwalifikowaną albo złożyć formularz ZAW-FA we właściwym urzędzie skarbowym, aby wskazać pierwszą osobę uprawnioną.

Warto przygotować także proces obiegu dokumentów w firmie: ustalić, kto wystawia faktury, kto je odbiera i jak ma wyglądać procedura działania w razie problemów technicznych.

Checklista wdrożenia KSeF – od czego zacząć?

☐ Sprawdź, jakie typy faktur firma wystawia najczęściej.

☐ Ustal, czy obecny program można zintegrować z KSeF.

☐ Nadaj uprawnienia pracownikom i księgowym.

☐ Przygotuj sposób działania na wypadek awarii lub niedostępności systemu.

☐ Przeszkol osoby odpowiedzialne za sprzedaż, księgowość i płatności.

Takie przygotowanie pozwala lepiej odnaleźć się w nowym modelu fakturowania i ograniczyć ryzyko błędów.

Certyfikat KSeF – jak uzyskać?

Użytkownicy często pytają o certyfikat KSeF i o to, jak go uzyskać. Certyfikat KSeF stanowi jedną z metod uwierzytelnienia się w systemie. Może także służyć do logowania do KSeF, integracji z programem księgowym i wystawiania faktur w trybie offline.

Aby uzyskać certyfikat KSeF, trzeba najpierw zalogować się do KSeF jako podatnik albo osoba uprawniona. Następnie w aplikacji KSeF należy przejść do sekcji „Certyfikaty”, złożyć wniosek o wydanie certyfikatu i pobrać go po wygenerowaniu przez system.

Wyróżnia się dwa typy certyfikatów: typ 1, służący do uwierzytelniania w KSeF, oraz typ 2, wymagany przy wystawianiu faktur w trybach offline (tj. w trybie offline24, offline-niedostępność systemu, trybie awarii KSeF).

Fakturowanie elektroniczne a KSeF – czym to się właściwie różni?

Fakturowanie elektroniczne funkcjonowało w polskim prawie już wcześniej. E-faktura to po prostu faktura wystawiona i otrzymana w formie elektronicznej, np. jako plik PDF przesłany e-mailem. KSeF wprowadza rozwiązanie dalej idące: tzw. fakturę ustrukturyzowaną, wystawianą według określonego wzoru i funkcjonującą w państwowym systemie informatycznym.

To oznacza, że nie każda e-faktura jest fakturą w KSeF. PDF wysłany pocztą elektroniczną może być fakturą elektroniczną, ale nie stanie się fakturą ustrukturyzowaną tylko dlatego, że ma formę cyfrową. Dlatego sformułowania „fakturowanie elektroniczne” i „Krajowy System e-Faktur” nie są tożsame, choć oczywiście oba dotyczą cyfrowego obiegu dokumentów.

Krajowy Rejestr Faktur a KSeF – czy to to samo?

Można spotkać się z określeniem „Krajowy Rejestr Faktur”, którego część przedsiębiorców używa potocznie. W przepisach taka nazwa jednak nie funkcjonuje. Prawidłowe określenie to Krajowy System e-Faktur (KSeF) – właśnie tak system został nazwany w ustawie o VAT oraz oficjalnych materiałach Ministerstwa Finansów.

Jeżeli więc ktoś pyta o „Krajowy Rejestr Faktur” albo używa skrótu „KRF”, najczęściej chodzi o KSeF. Nie jest to jednak odrębna instytucja ani osobny rejestr. Warto posługiwać się właściwą nazwą, ponieważ potoczne określenie może wprowadzać w błąd.

KSeF a bezpieczeństwo danych – kto ma dostęp do Twoich faktur?

KSeF budzi pytania o bezpieczeństwo Twoich danych. Faktura to coś więcej niż dokument z kwotą do zapłaty. Zawiera strzeżone informacje o działalności firmy – o klientach czy cenach.

Dostęp do faktur w KSeF nie jest publiczny. Mogą z nich korzystać podatnik oraz osoby lub podmioty, którym nadano odpowiednie uprawnienia, np. pracownicy, księgowi czy biuro rachunkowe.

Uprawnienia można nadawać i ograniczać w systemie. Ministerstwo Finansów zarządza systemem i zabezpiecza go zgodnie ze standardami stosowanymi w administracji publicznej, a dane przesyłane w systemie są chronione.

Największym ryzykiem pozostaje jednak czynnik ludzki, w szczególności nieuprawniony dostęp do tokenu, certyfikatu lub danych logowania. Dlatego kluczowe znaczenie ma zarządzanie uprawnieniami i bezpieczne przechowywanie danych dostępowych.

Porada:

Regularnie (np. raz na kwartał) przeglądaj aktywne tokeny oraz uprawnienia użytkowników w Aplikacji Podatnika KSeF. Niezwłocznie usuwaj dostępy osobom, które zakończyły pracę lub współpracę z firmą.

Kto ma dostęp do faktur w KSeF?

• Ty i osoby działające w imieniu Twojej firmy – w zakresie nadanych uprawnień, np. pracownicy, księgowi lub biuro rachunkowe.
• Twoi kontrahenci – faktura jest im udostępniana po nadaniu numeru KSeF.
• Organy administracji skarbowej – mogą uzyskać dostęp do danych w celu realizacji ustawowych zadań, np. czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej.
• Komornicy sądowe i inne organy egzekucyjne – mogą uzyskać dostęp do danych w trakcie postępowania egzekucyjnego, niezbędnych do ustalenia majątku dłużnika, w tym informacji o wystawionych fakturach.
• Inne uprawnione organy i instytucje w związku z prowadzonymi postępowaniami.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. 2021 poz. 2076.
2. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, Dz.U. 2021 poz. 2481.
3. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 8 grudnia 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, Dz.U. 2022 poz. 2667.
4. Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. 2023 poz. 1598.
5. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 sierpnia 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, Dz.U. 2023 poz. 1760.

Często zadawane pytania (FAQ)

01 Czy muszę korzystać z KSeF przy wystawianiu faktur dla osób fizycznych (B2C)?

Nie. Faktury wystawiane konsumentom, czyli osobom nieprowadzącym działalności gospodarczej nie podlegają obowiązkowi wystawiania w KSeF. Takie faktury mogą być nadal wystawiane poza systemem.

02 Co się stanie, jeśli KSeF będzie miał awarię?

Przepisy przewidują tryby awaryjne. W razie awarii KSeF fakturę można wystawić poza systemem, a następnie przekazać ją do KSeF w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii. Jeśli problem dotyczy niedostępności systemu, termin wynosi 1 dzień roboczy od jej zakończenia.

03 Jakie kary grożą za brak wdrożenia KSeF?

W 2026 r. obowiązuje okres przejściowy i nie są nakładane administracyjne kary za brak wdrożenia KSeF. Sankcje mają obowiązywać od 1 stycznia 2027 r.

04 Czy muszę rejestrować faktury proforma w systemie KSeF?

Nie. Faktura proforma nie jest fakturą w rozumieniu przepisów podatkowych, dlatego nie podlega obowiązkowi wystawiania w KSeF.

05 Czy biuro rachunkowe może wysyłać faktury za mnie?

Tak. Biuro rachunkowe może wystawiać i wysyłać faktury w Twoim imieniu, jeżeli otrzyma odpowiednie uprawnienia w KSeF.

06 Czy mogę anulować wystawioną fakturę w KSeF?

Nie. System KSeF nie posiada funkcji anulowania faktury. Faktura, której nadano numer KSeF, pozostaje w systemie i w razie błędu wymaga wystawienia faktury korygującej. Raz zarejestrowanego dokumentu nie można usunąć z bazy KSeF.

07 Jak wystawić fakturę dla kontrahenta z zagranicy (np. z Niemiec)?

Faktury dla kontrahentów zagranicznych musisz wystawić w KSeF, jeśli prowadzisz firmę w Polsce. Zagraniczny kontrahent nie ma dostępu do KSeF, dlatego musisz mu ją dostarczyć w sposób z nim uzgodniony (np. wysłać PDF mailem).