Zarządca sukcesyjny – jak zapewnić ciągłość firmy po śmierci właściciela?

Zarządca sukcesyjny – co warto wiedzieć?

• Podstawą prawną tej instytucji jest ustawa z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw. Ustawa obowiązuje od 25 listopada 2018 r. i ma zastosowanie do przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną wpisaną do CEIDG.
• Zarząd sukcesyjny ma charakter tymczasowy. Przeważnie trwa maksymalnie 2 lata od dnia śmierci przedsiębiorcy, a z ważnych przyczyn sąd może przedłużyć ten okres do 5 lat.
• Funkcję tę może sprawować wyłącznie osoba fizyczna, która posiada pełną zdolność do czynności prawnych i nie została objęta zakazem prowadzenia działalności gospodarczej.
• Wpis do CEIDG na formularzu CEIDG-ZS nie powoduje powstania zarządu sukcesyjnego za życia przedsiębiorcy. Taki wpis tworzy jednak podstawę do jego automatycznego powstania z chwilą śmierci przedsiębiorcy, o ile zarządca został prawidłowo powołany jeszcze za życia.

Zarządca sukcesyjny – kto to jest i co robi?

Zarządca sukcesyjny to osoba powołana do tymczasowego prowadzenia przedsiębiorstwa w spadku po śmierci jego właściciela. Działa we własnym imieniu, ale na rachunek właścicieli przedsiębiorstwa w spadku. Jego rolą jest utrzymanie możliwej ciągłości funkcjonowania przedsiębiorstwa do czasu rozstrzygnięcia spraw spadkowych i organizacyjnych.

Ustawa dotyczy przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG. W praktyce ma to znaczenie również dla wspólnika spółki cywilnej, ale nie oznacza, że sama spółka cywilna staje się odrębnym podmiotem objętym tą instytucją.

Bez zarządcy sukcesyjnego sytuacja prawna i operacyjna firmy może istotnie się skomplikować. Ustawa przewiduje wprawdzie pewne czynności konieczne służące zachowaniu majątku lub możliwości prowadzenia firmy, ale brak zarządcy zwiększa ryzyko zakłócenia relacji z pracownikami, kontrahentami, bankami czy organami administracji. Zarządca sukcesyjny rozwiązuje ten problem – przejmuje ster firmy i działa w imieniu „przedsiębiorstwa w spadku”.

Uprawnienia i obowiązki zarządcy sukcesyjnego

Zarządca sukcesyjny prowadzi sprawy przedsiębiorstwa w spadku i reprezentuje je w granicach zwykłego zarządu. Jego kompetencje obejmują bardzo szeroki zakres, ale nie są nieograniczone – prawo rozróżnia czynności zwykłego zarządu i czynności przekraczające ten zakres. Przy czynnościach przekraczających ten zakres potrzebna jest odpowiednia zgoda właścicieli przedsiębiorstwa w spadku albo zezwolenie sądu.

Co mieści się w codziennym zarządzie?

• Wykonywanie praw i obowiązków pracodawcy związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa w spadku; jeżeli zarząd sukcesyjny ustanowiono z chwilą śmierci pracodawcy, umowy o pracę nie wygasają automatycznie.
• Zawieranie i wykonywanie umów z kontrahentami oraz przyjmowanie należności i spełnianie świadczeń związanych z bieżącym funkcjonowaniem przedsiębiorstwa.
• Podejmowanie czynności dotyczących rachunków bankowych przedsiębiorstwa, przy czym w praktyce bank zwykle wymaga przejścia procedur identyfikacyjnych i przedstawienia dokumentów, które potwierdzają status zarządcy sukcesyjnego.
• Wykonywanie obowiązków podatkowych i publicznoprawnych związanych z przedsiębiorstwem w spadku.
• Reprezentowanie przedsiębiorstwa w postępowaniach sądowych, administracyjnych i podatkowych.
• Występowanie o potwierdzenie możliwości wykonywania decyzji administracyjnych związanych z przedsiębiorstwem, jeżeli wymaga tego ustawa.

Kiedy potrzebna jest zgoda właścicieli przedsiębiorstwa w spadku?

Czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu, na przykład rozporządzenie nieruchomością albo innym istotnym składnikiem majątku trwałego, wymagają zgody wszystkich właścicieli przedsiębiorstwa w spadku. W razie braku zgody konieczne może być zezwolenie sądu.

Odpowiedzialność zarządcy sukcesyjnego

Zarządca sukcesyjny nie odpowiada za zobowiązania zaciągane na rachunek właścicieli przedsiębiorstwa w spadku, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Odpowiada natomiast za szkodę wyrządzoną nienależytym wykonywaniem swoich obowiązków.

Jak długo działa zarządca sukcesyjny i kiedy jego rola się kończy?

Zarząd sukcesyjny jest rozwiązaniem tymczasowym, które standardowo trwa 2 lata od dnia śmierci przedsiębiorcy. W uzasadnionych przypadkach sąd może przedłużyć ten okres do 5 lat

Przypadki wcześniejszego wygaśnięcia

Ustawa przewiduje kilka przypadków wcześniejszego wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego. Poniżej wskazano tylko najczęstsze z nich:

• dokonanie działu spadku obejmującego przedsiębiorstwo w spadku;
• nabycie przedsiębiorstwa w spadku w całości przez jedną osobę w przypadkach przewidzianych ustawą;
• brak dalszej podstawy do tymczasowego prowadzenia przedsiębiorstwa;
• rezygnacja lub odwołanie zarządcy bez skutecznego powołania nowego;
• upływ maksymalnego okresu trwania zarządu sukcesyjnego.

W praktyce po wygaśnięciu zarządu sukcesyjnego konieczne jest również dopełnienie obowiązków rejestrowych i organizacyjnych, w tym dokonania odpowiednich zgłoszeń do CEIDG, jeżeli wymaga tego dana sytuacja.

Zarządca sukcesyjny za życia przedsiębiorcy – dlaczego warto go powołać wcześniej?

Powołanie zarządcy sukcesyjnego jeszcze za życia przedsiębiorcy jest z reguły najbezpieczniejszym rozwiązaniem z punktu widzenia ciągłości biznesu. Pozwala wcześniej wybrać właściwą osobę, uzgodnić model działania i ograniczyć presję czasu po śmierci przedsiębiorcy.

Najważniejsze korzyści wcześniejszego powołania:

• zarząd sukcesyjny może powstać automatycznie z chwilą śmierci przedsiębiorcy, jeżeli wcześniej dokonano skutecznego wpisu do CEIDG;
• rodzina i osoby zaangażowane w działalność przedsiębiorstwa nie muszą działać pod skrajną presją czasu w celu znalezienia kandydata i przeprowadzenia czynności notarialnych;
• łatwiej przygotować kontrahentów, kluczowych pracowników i dokumentację wewnętrzną na wariant sukcesyjny.

Sytuacja pracowników wymaga ostrożnej oceny. Jeżeli zarząd sukcesyjny ustanowiono z chwilą śmierci pracodawcy, umowy o pracę standardowo nie wygasają.

Gdy zarządca nie został powołany za życia przedsiębiorcy

Po śmierci przedsiębiorcy zarządcę sukcesyjnego można ustanowić tylko w trybie i na warunkach określonych w ustawie. Nie wystarczy samo wskazanie osób zainteresowanych tą rolą. Trzeba spełnić wymagania dotyczące kręgu uprawnionych osób, uzyskać potrzebne zgody oraz zachować formę aktu notarialnego.

Powołanie po śmierci musi nastąpić najpóźniej w ciągu 2 miesięcy od dnia zgonu przedsiębiorcy i wymaga aktu notarialnego. To krótki termin, dlatego brak wcześniejszego przygotowania sukcesji znacząco zwiększa ryzyko zakłóceń w dalszym prowadzeniu firmy.

Zarządca sukcesyjny a CEIDG – jak wygląda formalne powołanie?

Wpis do CEIDG jest warunkiem automatycznego powstania zarządu sukcesyjnego z chwilą śmierci przedsiębiorcy, jeżeli zarządca został skutecznie powołany jeszcze za jego życia. Brak takiego wpisu nie zamyka całkowicie możliwości ustanowienia zarządcy, ale oznacza konieczność skorzystania z trybu pośmiertnego przewidzianego w ustawie.

Procedura w skrócie:

• przedsiębiorca składa oświadczenie o powołaniu zarządcy sukcesyjnego;
• kandydat wyraża zgodę na pełnienie tej funkcji;
• do CEIDG zgłaszane są dane zarządcy na formularzu CEIDG-ZS stanowiącym załącznik do CEIDG-1;
• sam zarząd sukcesyjny powstaje dopiero z chwilą śmierci przedsiębiorcy, nie wcześniej.

Wymagane dokumenty

Formularz CEIDG-ZS pełni funkcję załącznika do wniosku CEIDG-1. W większości przypadków do rejestru nie dołącza się samych oświadczeń o powołaniu i zgodzie kandydata, lecz przedsiębiorca powinien je sporządzić i przechowywać na wypadek potrzeby wykazania prawidłowości zgłoszenia.

Zarządca „na wypadek”

Ustawa dopuszcza wskazanie osoby „na wypadek”, która obejmie funkcję, jeżeli pierwotnie wskazany zarządca nie będzie mógł jej wykonywać albo przestanie ją pełnić.

Czy zarządca sukcesyjny może być pracownikiem firmy?

Zarządcą sukcesyjnym może być pracownik firmy, członek rodziny albo osoba trzecia. Ustawa nie uzależnia pełnienia tej funkcji od szczególnej relacji z przedsiębiorcą.

W praktyce sam brak przeszkód formalnych nie przesądza jeszcze o trafności wyboru. Należy ocenić kompetencje kandydata, jego zdolność do podejmowania realnych decyzji po śmierci przedsiębiorcy oraz ryzyko konfliktu ról, jeżeli ma on równocześnie pozostać pracownikiem przedsiębiorstwa w spadku.

Warunki ustawowe:

• pełna zdolność do czynności prawnych;
• brak prawomocnie orzeczonego zakazu prowadzenia działalności gospodarczej albo zakazu zarządzania majątkiem innej osoby w zakresie istotnym dla tej funkcji.

Pracownik jako zarządca – zalety i ryzyka

Powołanie zaufanego pracownika lub menedżera ma oczywiste zalety praktyczne: zna on firmę, jej klientów i procesy. Trzeba jednak wyraźnie odróżnić stosunek pracy od funkcji zarządcy sukcesyjnego. Zarządca działa we własnym imieniu, ale na rachunek właścicieli przedsiębiorstwa w spadku, a odpowiedzialność za wykonywanie tej funkcji ocenia się odrębnie od jego ewentualnego stosunku pracy.

Sukcesor a zarządca sukcesyjny – podstawowa różnica

Sukcesor to osoba, która docelowo nabędzie prawa do przedsiębiorstwa w drodze dziedziczenia albo innego tytułu prawnego. Zarządca sukcesyjny nie staje się przez to właścicielem przedsiębiorstwa; pełni jedynie funkcję tymczasowego zarządzającego do czasu prawnego uporządkowania sukcesji.

Zarządca sukcesyjny w praktyce

Źródła:

1. Ustawa z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw.
2. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w szczególności art. 63².
3. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, w szczególności art. 734 i n.

Często zadawane pytania (FAQ)

01 Czy zarządca sukcesyjny musi mieć wykształcenie prawnicze lub ekonomiczne?

Nie. Ustawa nie wymaga od zarządcy sukcesyjnego określonego wykształcenia ani kierunkowych kwalifikacji. Znaczenie mają wyłącznie warunki wskazane w ustawie, dotyczące zdolności do czynności prawnych i brak zakazu prowadzenia działalności gospodarczej.

02 Ilu zarządców sukcesyjnych można powołać jednocześnie?

Jednocześnie może działać tylko jeden zarządca sukcesyjny. Ustawa dopuszcza jednak wskazanie jednej osoby „na wypadek”, która obejmie funkcję, gdy pierwotnie wskazany zarządca nie będzie mógł jej wykonywać albo przestanie ją pełnić.

03 Czy zarząd sukcesyjny automatycznie zastępuje testament?

Nie. Zarząd sukcesyjny reguluje tymczasowe prowadzenie przedsiębiorstwa, a nie to, kto docelowo nabędzie prawa do majątku po zmarłym przedsiębiorcy. Ostateczne następstwo prawne wynika z prawa spadkowego.

04 Co dzieje się z pracownikami po śmierci pracodawcy, gdy jest zarządca sukcesyjny?

Jeżeli zarząd sukcesyjny został ustanowiony z chwilą śmierci pracodawcy, umowy o pracę zazwyczaj nie wygasają. Zarządca sukcesyjny przejmuje wtedy prawa i obowiązki pracodawcy. W innych sytuacjach status pracowników trzeba oceniać indywidualnie, z uwzględnieniem przepisów Kodeksu pracy i dalszych działań podejmowanych po śmierci przedsiębiorcy.

05 Czy zarządca sukcesyjny może zaciągać kredyty dla firmy?

Decydują o tym szczegóły konkretnej sytuacji. Należy ocenić skalę przedsiębiorstwa, cel finansowania, dotychczasowy model działania i to, czy czynność mieści się w zwykłym zarządzie. Jeżeli czynność przekracza ten zakres, potrzebna jest zgoda właścicieli przedsiębiorstwa w spadku albo – przy jej braku – zezwolenie sądu.

06 Czy zarządca sukcesyjny może zrezygnować z funkcji?

Tak. Za życia przedsiębiorcy rezygnacja wymaga formy pisemnej, a po śmierci przedsiębiorcy oświadczenie składa się przed notariuszem. Trzeba jednak pamiętać również o dalszych skutkach takiej rezygnacji dla trwania zarządu sukcesyjnego.